Una buena manera de aumentar la probabilidad de éxito al iniciar un negocio, es la de planificar cada una de sus fases componentes. La aplicación metodológica de todos sus esfuerzos, podrá transformar un sueño en un proyecto.
Para mejorar sus posibilidades de éxito, primero tiene que generar un poco de esfuerzo para eliminar los errores más comunes que los nuevos empresarios cometen. Según expertos, la mayoría de los principiantes deberán invertir una gran cantidad de tiempo investigando el potencial de sus negocios y del mercado.
También, el desarrollo de un buen plan de negocios puede ayudarlo a superar los obstáculos en el camino hacia el éxito. CyTA puede ayudarlo con recursos gratuitos o de bajo costo que lo ayudarán a Administrar su Pequeño negocio.
Esos recursos están a la disposición de cualquiera que tenga una computadora y acceso a la Internet, en la página electrónica de CyTA http://www.cyta.com.ar
En la página electrónica de la CyTA encontrará cursos gratuitos que los guiará a través de todo el proceso de iniciar un negocio, incluyendo la redacción del plan de negocios y el acceso al capital.
En otras secciones de la página electrónica encontrará bibliografía y programas que pueden descargarla desde la Internet.
CyTA también ofrece asesoría gratuita mediante correo electrónico, a través de sus profesionales colaborantes. Otros servicios virtuales (en línea) incluyen secciones sobre organismos públicos y privados y enlaces con otros recursos que van desde instituciones de profesionales a escuelas de administración.
Antes de comenzar a redactar el plan, investigue cuidadosamente y responda las siguientes preguntas básicas:
¿Qué nicho o vacío comercial va a llenar mi negocio?
¿Qué productos y servicios voy a vender?
¿Es práctica mi idea, y puede satisfacer una necesidad?
¿Qué ventaja tiene mi negocio sobre otros que ya existen?
¿Puedo ofrecer un servicio de mejor calidad?
¿Puedo crear una demanda para mi negocio?
Una vez que haya determinado que su idea para un negocio es factible, responda las siguientes preguntas:
¿Qué estructura legal le daré a mi negocio?
¿Cómo voy a mantener los archivos de mi compañía?
¿Qué tipo de cobertura de seguro voy a necesitar?
¿Qué equipos y suministros voy a necesitar?
¿Cómo me voy a compensar (pagar)?
¿Con qué recursos cuento?
¿Qué financiamiento voy a necesitar?
¿Dónde voy a ubicar mi negocio?
¿Qué nombre le voy a poner a mi negocio?
Si está iniciando un negocio que va a funcionar desde su casa, deberá además contestar las siguientes preguntas:
¿Tengo en mi casa el espacio necesario (preferiblemente separado) para conducir el negocio?
¿Puedo manejar exitosamente el negocio desde mi casa?
¿Puedo manejar bien el aislamiento al que voy estar sometido al trabajar desde mi casa?
Sus respuestas a estas preguntas lo ayudarán a crear un plan de negocios bien sustentado y enfocado que le servirá como un mapa o una guía. Dicho plan debe detallar cómo va a operar, administrar y capitalizar el negocio.
Fuentes de Investigación
Algunas de las preguntas las podrá contestar con facilidad. Otras van a necesitar una investigación cuidadosa. Hay muchos recursos disponibles para ayudarlo a encontrar las respuestas y tomar decisiones basadas en buena información.
El Plan de Negocios
El plan de negocios debe abarcar los aspectos fundamentales, desde los objetivos hasta su gerencia de mercadeo y de operaciones. El plan de negocios es el mapa que lo guiará hacia el éxito, de modo que no ahorre detalles. Un buen plan de negocios debe abarcar las siguientes áreas:
Resumen Ejecutivo
Describir en detalle el negocio y sus objetivos.
Identificar a los propietarios del negocio y la estructura legal.
Discutir las habilidades y experiencia que usted y sus socios traen al negocio.
Identificar las ventajas que usted y su negocio tienen sobre la competencia.
Operaciones
Explicar cómo se va a administrar el negocio diariamente.
Detallar los procedimientos para contratar personal.
Explicar las necesidades de seguro, los contratos de alquiler y los permisos pertinentes al negocio.
Enumerar los equipos que se necesitan para generar sus productos o servicios.
Describir el proceso de producción y entrega de los productos o servicios.
Mercadeo
Describir los productos o servicios
Identificar a la demanda que existe para sus productos o servicios.
Identificar el mercado, incluyendo tamaño, ubicación y estadísticas demográficas.
Explicitar cómo va a anunciar y mercadear sus productos o servicios.
Explicitar su estrategia de fijación de precios.
Administración Financiera
Explicitar la fuente y la cantidad del capital inicial.
Calcular los costos iniciales.
Proyectar los costos operacionales.
Desarrollar un presupuesto mensual de operaciones para el primer año.
Desarrollar un estimado mensual de ganancias sobre la inversión y de flujo de efectivo para el primer año.
Proporcionar proyecciones de ingreso y saldo de cuentas para un período de dos años.
Discutir el punto de equilibrio entre ganancias y pérdidas.
Explicar su balance de cuentas personal y su método de compensación (pago).
Discutir quién llevará la contabilidad y donde se mantendrán los archivos.
Proporcionar declaraciones tentativas que abordan enfoques alternos a problemas que se puedan presentar.
Requisitos Legales
Los pequeños negocios tienen que cumplir con las leyes y regulaciones estatales y locales. Usted debe conocer los requisitos legales que afectan a su negocio; Es aconsejable que consulte con un abogado y con un contador para que lo ayude con cualquier requisito adicional.
Requisitos de Inscripción y Contabilidad
Es muy probable que necesite un:
Certificado que lo habilite.
Número de impuesto sobre las ventas,
y cuenta de banco comercial separada.
Si su negocio tiene empleados, usted es responsable de:
Retener impuestos sobre el ingreso y para la seguridad social, y
Cumplir con las leyes que cubren la salud, la seguridad y el salario de sus empleados.
Los Colegios profesionales lo pueden ayudar a identificar y cumplir con las regulaciones.
Un negocio operado desde su casa está sujeto a muchas de las mismas leyes y regulaciones que afectan a otros negocios, así como a otras adicionales.
Zonificación: Investigue las regulaciones de su ciudad en materia de zonificación. Si viola alguna de estas regulaciones puede recibir una multa o le pueden cerrar el negocio.
Restricciones sobre ciertos productos: La mayoría de los estados prohibe la producción casera de fuegos artificiales, medicinas, venenos, explosivos, productos médicos o sanitarios y juguetes. Algunos estados prohiben también la producción de comida, bebidas o ropa en los negocios caseros.
Entendiendo al Mercado
Una evaluación del mercado es un elemento crítico, que le proporciona los datos básicos, para determinar si puede vender con éxito su producto o servicio y cuál es el mejor lugar para establecer su negocio. Este proceso incluye: definir sus objetivos, estudiar la competencia y su base de clientes, así como entrevistar a proveedores potenciales. Esta información le puede ayudar, si fuera necesario, a adaptar su producto o servicio para satisfacer mejor las necesidades de sus clientes.
La investigación del mercado lo puede ayudar a:
Crear enfoques de venta primarios y alternos para un mercado determinado,
Hacer proyecciones de ganancias basadas en un banco de datos más exacto,
Organizar las actividades de mercadeo,
Desarrollar objetivos críticos de ventas a corto y largo plazo y establecer los límites del mercado en cuanto a ganancias, e
Identificar lo que hace que su negocio sea diferente a otros que ofrecen el mismo producto o servicio.
Preguntas Qué se Debe Hacer
Su investigación deberá contestar las siguientes preguntas:
¿Quiénes son sus clientes?
¿Dónde están ubicados?
¿Cuáles son sus recursos y necesidades?
¿Es el producto o servicio que usted ofrece esencial para las operaciones o actividades de sus clientes?
¿Tienen sus clientes la capacidad financiera para adquirir el producto o servicio que usted ofrece?
¿Dónde puede usted crear una demanda para el producto o servicio que está ofreciendo?
¿Puede usted competir efectivamente en precio, calidad y entrega?
¿Cuántos negocios le hacen la competencia ofreciendo el mismo tipo de producto o servicio?
¿Cuál es la economía general del área en la que usted ofrece su producto o servicio?
¿Qué áreas están declinando o creciendo dentro de su mercado?
Investigar la competencia es extremadamente importante. Visite exposiciones comerciales para enterarse de lo que su competencia está vendiendo y cómo venden sus productos. De igual forma, manténgase informado leyendo revistas y publicaciones que tienen que ver con su industria.
La investigación del mercado no es una actividad que se realice sólo una vez.
Cuando ya haya establecido su negocio, debe mantenerse en contacto con sus clientes. Quizá tendrá que adaptar su producto o servicio y alterar su estrategia de mercadeo para mantenerse a nivel con las cambiantes necesidades de sus clientes.
El Precio de sus Productos y Servicio
Hay varias estrategias para determinar el precio de su producto o servicio.
Escoja el enfoque que haga a su producto o servicio más competitivo y lo ayude a lograr sus objetivos en materia de ganancias.
Precios de Venta al Menudeo
Una práctica común en el mundo de los pequeños negocios es seguir las recomendaciones de los fabricantes en cuanto al precio al menudeo de sus productos. El precio sugerido de venta al menudeo es fácil de utilizar, pero no toma en cuanta de manera adecuada los elementos de la competencia.
Precios Más Bajos Qué la Competencia
Esta estrategia reduce el margen de ganancia por venta. Requiere que usted reduzca sus costos y:
Obtenga los mejores precios posibles para las materias primas o el inventario,
Ubique su negocio en un área económica (de bajo alquiler),
Mantenga un estricto control de su inventario,
Limite sus líneas de productos a los que se vendan con rapidez,
Diseñe una estrategia de publicidad que se concentre en descuentos de precio, y
Limite los servicios no esenciales.
Una palabra de advertencia: es difícil mantener los precios por debajo de los de la competencia, porque tiene que vigilar y adaptar constantemente cada componente de los costos. También lo expone a una guerra de precios. Y si un rival iguala o mejora sus precios, lo puede arruinar.
Precios Más Altos que la Competencia
Esta estrategia es posible cuando la principal preocupación de sus clientes no es el precio. Algunos factores importantes para sus clientes que justifican precios más elevados incluyen:
Consideraciones de servicio, satisfacción en el manejo de las quejas de los clientes, conocimiento de los productos o servicios, y empleados serviciales y agradables;
Una ubicación accesible o exclusiva, y
Mercancía exclusiva.
Precios en un Rango Específico
Esta estrategia está dirigida a un segmento preciso de los consumidores, al ofrecer productos en un marco o nivel específico de precios. Paro ejemplo, un local puede estar interesado en atraer solamente a clientes dispuestos a pagar $50 o más por un bolso. Fijar un rango de precios tiene algunas ventajas:
Facilita la selección a los clientes, y
Reduce el inventario y los costos de almacenamiento.
Precios Múltiples
Este método implica vender una determinada cantidad de unidades a un precio fijo, por ejemplo, dos unidades por $1.98. Esta estrategia es útil para productos de bajo precio como pasta dental o shampoo. Muchas tiendas encuentran este método atractivo para ventas de fin de año y rebajas especiales.
Estrategia de Precios y Factores de Costo
Cada componente de un producto o servicio tiene un costo específico diferente. Muchos pequeños negocios no analizan cada componente del costo total de su producto o servicio y, por lo tanto, no establecen precios que les den un buen margen de ganancia. Una vez que realice este análisis, establezca los precios para lograr la mayor ganancia y elimine cualquier servicio que no sea rentable.
Los componentes del costo incluyen materiales, mano de obra y costos generales. El de materiales incluye los costos de todos los materiales que forman o integran el producto, tales como madera, pegamentos y superficies en la fabricación de una silla.
Los costos de mano de obra son los del trabajo que se invierte en la fabricación de un producto. Un ejemplo sería los salarios que se les paga a los obreros en la producción de un determinado producto. Los costos directos de mano de obra se obtienen multiplicando el costo por hora por la cantidad de personal / horas que toma completar un trabajo. Recuerde utilizar no sólo los salarios que se pagan por hora sino también el valor monetario de los beneficios adicionales. Estos incluyen la seguridad social, la compensación laboral (cuando un obrero se lesiona, por ejemplo), compensación por desempleo, seguro y beneficios de jubilación.
Los costos generales son los que no se pueden identificar fácilmente con un producto específico. Estos costos incluyen materiales indirectos, tales como suministros, electricidad y calefacción, depreciación, impuestos, alquiler, publicidad, transporte y seguros. Los costos generales también cubren costos indirectos e mano de obra, tales como salarios al personal de oficinas, legales y de limpieza y mantenimiento. Asegúrese de incluir gastos de manipulación y envío, y almacenamiento así como otros componentes del costo. Parte de los costos generales se tienen que cargar a cada servicio que se realiza o producto que se fabrica. La taza de costo general se puede expresar como un porcentaje o una tasa de pago por hora. También es importante ajustar los costos generales anualmente. Los honorarios tienen que ajustarse para reflejar la inflación y tasas de ganancias más altas. Es mejor ajustar los costos semestralmente e incluir los salarios ejecutivos y otros costos.
Entendiendo el Flujo de Efectivo
Una de las principales causas del fracaso de pequeños negocios es la falta de una adecuada planificación del flujo de efectivo. Entender los conceptos básicos del mismo lo ayudará a administrar mejor el flujo de efectivo.
El suministro monetario de su negocio existe sólo en forma de efectivo o de una cuenta de cheques comercial para pagar las cuentas. Un flujo de efectivo suficiente cubre los gastos del negocio mediante el pago de sus cuentas, y sirve como un amortiguador en caso de emergencia, además de proporcionarle capital de inversión.
El Ciclo Operativo
El ciclo operativo es el sistema por el que fluye el efectivo, desde la compra del inventario hasta el cobro de las deudas. En esencia, mide el flujo del efectivo.
Por ejemplo, el ciclo operativo de su negocio puede comenzar con efectivo e inventario. Normalmente, se compra más inventario para garantizar que haya suficiente productos almacenados y no se acaben a medida que se venden.
Sus ventas van a consistir de ventas en efectivo y a crédito (por cobrar), por lo general pagaderas en un término de 30 días a partir de la fecha de compra.
Esto se aplica tanto al inventario que usted compra como a los productos que usted vende. Cuando usted paga por el inventario, tanto el efectivo como las cuentas por pagar disminuyen. Treinta días después de la venta de su inventario, usted cobra lo que había vendido a crédito, lo que aumenta su efectivo. Ahora su efectivo ha completado el flujo a través del ciclo operacional y el proceso está listo para repetirse.
Activos Circulantes
Tanto el efectivo como el inventario que se pueden convertir en efectivo dentro de un período de 12 meses, se les llama activo corriente. Los activos corrientes típicos incluyen efectivo, certificados de garantía, cuentas por cobrar y gastos pagados por adelantado.
Análisis del Flujo de Efectivo
El análisis de su flujo de efectivo debe mostrarle si las operaciones diarias de su negocio generan suficiente efectivo para satisfacer o pagar sus obligaciones, y también como se relacionan las salidas del efectivo que se usa en los pagos con las entradas producto de las ventas. El resultado es que usted puede determinar si las salidas y entradas de efectivo en las operaciones de su negocio se combinan de manera que le produzcan un flujo positivo de efectivo o en una salida neta. También se reflejará cualquier cambio importante que se produzca con el tiempo. Una buena comprensión de este análisis le permitirá mantener un mejor control de su flujo de efectivo y le dará márgenes de tiempo adecuados para planificar y preparar el crecimiento de su negocio.
Preferiblemente, es mejor tener suficiente efectivo disponible todos los meses para pagar las obligaciones o cuentas del mes siguiente que requieren pagos en efectivo. Una proyección mensual del flujo de efectivo lo ayudará a eliminar deficiencias o excesos de efectivo y a comparar las cifras actuales con las de meses anteriores. Cuando encuentre deficiencias en el flujo de efectivo, debe alterar o modificar los planes financieros de manera que tenga más efectivo disponible. Cuando el análisis revela exceso de efectivo, puede ser una indicación de que está tomando demasiados préstamos o que tiene a su disposición efectivo ocioso que podría invertir. El objetivo es desarrollar un plan que resulte en un flujo de efectivo bien equilibrado.
Cómo Planificar un Flujo Positivo de Efectivo
Usted puede aumentar la reserva de efectivo de su negocio de varias maneras.
Cobre las cuentas pendientes: Administre sus cuentas de forma activa y cobre con rapidez las cuentas pendientes. Si su política de cobro no es enérgica, le va a ocasionar pérdidas de ingreso. Mientras más demoren sus clientes en pagarle, más aumenta la posibilidad de que no le paguen de manera completa.
Establezca requisitos más rígidos para otorgar crédito: Mientras más rígidos sean sus requisitos de crédito y los plazos de pago, más clientes se verán forzados a pagarle en efectivo. Ello aumentará su cantidad de efectivo disponible y reducirá los gastos relacionados con el cobro de deudas atrasadas. Pero, aunque establecer requisitos de crédito más rígidos puede favorecerle a corto plazo, puede resultarle negativo a largo plazo. Requisitos de crédito menos rígidos permitirá que más clientes compren sus productos o servicios. Sin embargo, debe medir el aumento consecuente de las ventas y contrastarlo con el posible aumento de los gastos producto de deudas atrasadas o que sus clientes no pagan.
Obtenga préstamos a corto plazo: A veces va a tener necesidad de obtener préstamos de varias instituciones financieras para cubrir problemas con el flujo de efectivo a corto plazo. Algunos tipos de crédito que se usan en este tipo de situación son créditos rotatorios y préstamos garantizados con una propiedad.
Aumente las ventas: Un aumento en las ventas podría aumentar el flujo de efectivo, pero si gran parte de las ventas se hace a crédito, lo que aumenta entonces son las cuentas por cobrar, no el efectivo. Mientras tanto, su inventario se reduce y tiene que reemplazarlo. Pero como las cuentas pendientes por lo general no se cobran hasta los 30 días a partir de la venta, un aumento substancial en las ventas puede resultar en una reducción rápida y drástica de sus fondos en efectivo.
En Busca de un Contador
Si contrata a un contador, busque alguien con buen conocimiento, capacidad y que sea discreto. Dado la complejidad y los constantes cambios en las leyes relativas a los impuestos así como el desarrollo de los métodos de contabilidad, es importante que busque un contador que se mantenga al día mediante seminarios educativos, publicaciones profesionales y otras oportunidades que le permitan continuar su educación. Los contadores profesionales aparecen registrados en los consejos profesionales. Trate de obtener referencias y recomendaciones de otros empresarios locales, su banco o su abogado.
Cómo Obtener Dinero Para un Pequeño Negocio
Uno de los aspectos clave para iniciar o expandir un pequeño negocio exitosamente es la habilidad que usted demuestre en obtener el financiamiento adecuado. Obtener dinero es la actividad fundamental en un negocio.
Hay varias fuentes que debe considerar a la hora de buscar financiamiento.
Explore todas las opciones antes de tomar una decisión. Dichas opciones incluyen:
Ahorros personales
Amigos y parientes
Bancos, asociaciones de crédito, y
Firmas de capital de riesgo.
Préstamos
Para tener éxito en sus gestiones al solicitar un préstamo, es preciso que esté preparado y organizado. Debe saber exactamente cuánto dinero necesita, para qué lo necesita y cómo lo va a pagar. Debe estar familiarizado con las políticas de préstamo de los bancos. Las instituciones prestamistas por lo general requieren que sus préstamos estén completamente garantizados (respaldados por un aval) y que el prestatario comprometa una cantidad razonable de capital propio en la inversión.
Diferentes Tipos de Préstamos Comerciales
Préstamos a corto plazo: Estos préstamos hay que pagarlos en un plazo de un año o menos. Algunos tipos de préstamos a corto plazo incluyen:
Para capital de trabajo
Para cubrir cuentas por cobrar
Líneas de crédito revolverte
Préstamos a largo plazo: Los préstamos a largo plazo por lo general tienen plazo de pago de más de un año pero menos de siete años. Préstamos para adquirir equipos o propiedad inmueble pueden llegar a tener plazos de pago de hasta 25 años. Los préstamos a largo plazo se utilizan para gastos sustanciales como:
Equipos
Muebles y aditamentos fijos
Vehículos
Alquiler comercial y
Bienes inmuebles.
Cómo Solicitar un Préstamo
La aprobación de su solicitud de crédito depende en gran medida de la forma en que usted presente su plan de negocio y sus necesidades financieras al prestamista. La mejor forma de incrementar sus posibilidades de obtener un préstamo es preparar una propuesta seria y de apariencia profesional. La propuesta se compone de su plan de negocios con algunos otros elementos importantes:
En el resumen ejecutivo plantea el propósito del préstamo y la cantidad exacta que necesita. Explique específicamente en que utilizará los fondos del préstamo y por qué lo necesita.
En la sección de información financiera incluya declaraciones financieras personales suyas y de los principales dueños del negocio si es una sociedad.
También identifique el colateral que está dispuesto a comprometer para garantizar el préstamo.
Lo Que Piden Los Prestamistas
En muchos casos el prestamista va a solicitar una copia de su informe de crédito a una agencia evaluadora de crédito. Por lo tanto, debe trabajar con esas agencias para ayudarlas a presentar una imagen correcta de usted y su crédito. El prestamista también examinará su historia laboral y si tiene cartas de recomendación. Con el informe acerca de su crédito y la información que usted haya provisto, el prestamista considerará los siguientes factores:
¿Tiene usted un historia sólida de crédito?
¿Tiene suficiente experiencia y entrenamiento para operar el negocio con éxito?
¿Preparó un plan de negocios y una solicitud de crédito que demuestran que usted comprende lo que se necesita para tener éxito y está determinado a hacerlo?
Para Más Información
Email:cyta@cyta.com.ar
Publicaciones de CyTA
CyTA tiene una extensa serie de publicaciones gratuitas sobre una gran variedad de temas relacionados a Metodologías simplificadas para la implantación de proyectos de pequeño y mediano porte http://www.cyta.com.ar
El presente trabajo fue desarrollado por La Agencia Federal Para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (SBA, por sus siglas en inglés de Small Business Administration), creada en 1953 con la misión de estimular el crecimiento de la economía de los Estados Unidos mediante el desarrollo de negocios pequeños.
Fuente: Cómo iniciar una PYME
